Pengertian Delegasi

Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu². Delegasi secara singkat dapat dikatakan sebagai pemberian sebagian tanggung jawab dan kewajiban kepada orang lain. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggung jawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran atau deskripsi tugas dalam organisasi

Berikut adalah definisi atau pengertian dari Delegasi oleh beberapa pakar :

Drs. H. Malayu S.P Hasibuan, Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atas nama delegator.

Raplh C. Davis, Pendelegasian wewenang adalah suatu tahapan dari suatu proses ketika kita menyerahkan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggung jawaban.

Delegasi merupakan teknik yang harus dikuasai oleh setiap orang di perusahaan yang memiliki anak buah. Baik itu direktur utama, presiden direktur, kepala bagian, kepala seksi, ataupun mandor dan supervisor. Harapannya dengan menguasai teknik delegasi secara efektif, semua tugas yang dibebankan kepadanya bisa diselesaikan dengan baik. Bawahan merasa dihargai dan dikembangkan. Dengan demikian tercipta suasana kerja yang menyenangkan dan menguntungkan bagi perusahaan, anak buah, maupun atasan.

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer, menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

PEMBAGIAN DELEGASI

Dalam bukunya yang berjudul “the 7 Habits of Highly Effective People”, Stephen R. Covey manyatakan bahwa ada 2 jenis pendelegasian, yaitu:

1. Pendelegasian suruhan berprinsip pada metode, yaitu semua didikte secara rinci dan spesifik cara melakukannya. Pendelegasian dengan cara ini banyak digunakan oleh manajer karena mereka berfikir metode yang dilakukan pasti tidak akan keluar dari jalur, minim kesalahan dan sesuai dengan apa yang diinginkan. Tapi kelemahannya adalah bahwa mereka tidak melatih anak buah mereka dan bila terjadi kesalahan si anak buah akan merasa tidak bertanggung jawab kepada hasil yang didapat.
2. Pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode, dan memberikan secara rinci hasil yang diinginkan, bukan memberikan secara rinci apa yang harus dilakukan. Pendelegasian ini memberi pilihan metode kepada anak buah dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasil. Pendelegasian metode pengurusan memberi kepercayaan penuh kepada anak buah dan kepercayaan ini adalah bentuk tertinggi dari motivasi manusia. Kepercayaan menghasilkan yang terbaik dari diri manusia. Tetapi, dibutuhkan waktu dan kesabaran dan tanpa mengesampingkan kebutuhan untuk melatih dan mengembangkan orang sehingga kecakapan mereka dapat meningkat ketingkat kepercayaan itu. Bila pendelegasian pengurusan dilakukan dengan benar, kedua pihak akan mendapatkan keuntungan dan akhirnya jauh lebih banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih singkat.

• PEMANFAATAN DELEGASI

      Manfaat pendelegasian, antara lain:

1. Kemampuan membebaskan diri dari tugas-tugas lainnya: dengan pendelegasian maka manajer dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih penting.
2. Pemanfaatan keterampilan khusus yang dimiliki karyawan : setiap karyawan memiliki kelebihan dan kekurangan. Dengan pengetahuan akan kemempuanny, atasan dapat memanfaatkan kelebihan keryawannya.
3. Untuk melatih karyawan: ini dapat disebut on the job training. Atasan diuji kemampuannya dalam melatih karyawan apakah sukses atau tidak sehingga karyawan menjadi terampil.
4. Keterampilan memecahkan masalah: memecahkan masalah membutuhkan keterampilan. Oleh karena itu, karyawan dilatih mulai dari masalah- masalah yang ringan lalu sedang dan seterusnya.
5. Pengganti sementara: jika atasan sakit, atau berhalangan, maka pekerjaan tidak terganggu karena ada karyawan yang dapat menggantikannya sementara waktu karena sudah dilatih.
6. Untuk menguji kemampuan karyawan dan membagi pekerjaan di antara karyawan: selama ini karyawan mampu berkerja karena ada petunjuk karena atasannya yang mendampinginya. Jika atasan tidak ada, maka karyawan pun akan mampu. Untuk itu, perlu diberi pendelegasian agar dapat diuji.
7. Meningkatkan rasa penting dalam diri karyawan: apabila atasan mendelegasikan wewenangnya maka akan timbul perasaan penting di mata karyawan.
8. Menghemat waktu: atasan dapat menggunakan waktunya untuk hal-hal yang lebih penting.
9. Mengurangi tekanan: banyaknya pekerjaan membuat atasan mengalami tekanan dan untuk itu dia harus mampu melakukan koordinasi kerja dengan baik.
10. Meningkatkan hasil: dengan delegasi maka kesibukan rutin atasan dapat terselesaikan
11. Pendelegasian membantu meningkatkan kenerja karyawan: membantu karyawan terampil mengambil keputusan.
12. Mengembangkan organisasi: jika pendelegasian berlangsung baik, maka semua karyawan bekerja secara maksimal.
13. Pendelegasian meningkatkan hubungan antara atasan dengan bawahan.
14. Memberikan standar prestasi.
15. Pendelegasian membantu atasan untuk bekerja lebih efisien.
16. Menciptakan komunikasi.

Melaksanakan delegasi tidaklah mudah. Pelaksanaan delegasi memerlukan waktu, upaya dan motivasi. Jika anda tidak yakin akan adanya manfaat dalam pelaksanaan delegasi, anda tidak akan termotivasi untuk melaksanakannya. Berikut ini adalah beberapa keuntungan besar yang dapat dipertimbangkan :

1. Memiliki lebih banyak waktu untuk melaksanakan fungsi manajerialOleh para manajer seharusnya menjalankan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, pengendalian dan inofasi. Namun sebaliknya, tanpa adanya delegasi mereka akan terperangkap kedalam berbagai pekerjaan yang remeh, mengatasi kesulitan-kesulitan, menanggapi gangguan, dan memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh orang lain.
2. Meringankan tekanan Kebanyakan manajer berorientasi kepada tindakan- tindakan (action oriented). Mereka lebih senang berada ditengah kegiatan, lebihsenang bertindak ketimbang mengawasi. Tidak adanya pelaksanaan delegasi menyebabkan kecendrungan tersebut tidak dapat di kndalikan.
3. Mengembangkan manusia Pelaksanaan delegasi juga memungkinkan mereka untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar secara perlahan-lahan dalam lingkungan yang penuh pengertian, untuk mempersiapkan mereka bagi perkembangan lebih lanjut. Pelaksanaan delegasi mendorong mereka untuk lebih kreatif dan menggunakan bakat yang mereka miliki  untuk mmpraktekkan keterampilan dalam menyelesaikan persoalan.
4. Menciptakan suasana penuh motivasi Motivasi hanyalah membantu orang lain untuk meraih apa yang dapat mereka capai. Kaena pelaksanaan delegasi memerlukan pengetahuan tentang tujuan, kemampuan, dan keinginan pribadi karyawan, maka akan lebih baik jika manajer dapat memberikan peluang kepada para individu untuk menonjol dalam bidang yang sesuai dengan kemampuan mereka khususnya.

• TUJUAN DELEGASI

Delegasi merupakan teknik yang harus dikuasai oleh setiap orang di perusahaan yang memiliki anak buah. Baik itu direktur utama, presiden direktur, kepala bagian, kepala seksi, ataupun mandor dan supervisor. Harapannya dengan menguasai teknik delegasi secara efektif, semua tugas yang dibebankan kepadanya bisa diselesaikan dengan baik. Bawahan merasa dihargai dan dikembangkan. Dengan demikian tercipta suasana kerja yang menyenangkan dan menguntungkan bagi perusahaan, anak buah, maupun atasan.

Pelaksanaan delegasi memberikan peluang kepada karyawan untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuannya dalam mengambil keputusan. Hal ini untuk mempersiapkan mereka bagi pengembangannya lebih lanjut, karena tidak ada pendidikan diluar kerja yang dapat mengembangkan seorang karyawan secara lebih cepat dan praktis selain pengalaman langsung. Tanpa pelaksanaan delegasi suatu perusahaan tidak akan maju karena perusahaan yang organisasinya kuat itu yang akan maju dan keberhasilan suatu organisasi terletak kepada pimpinan.

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer, menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

• KEGIATAN DELEGASI

Sebelum mengadakan delegasi, seorang pimpinan harus memperhatikan hal- hal penting berikut, yaitu:

1. Prioritas

Prioritas merupakan kegiatan penting dalam pencapaian sasaran pimpinan pribadi maupun sasaran perusahaan. Kegiatan ini mencakup perencanaan, pemberian, motivasi, dan pelaksanaan evaluasi bagi karyawan, pendelegasian, penetapan, sasaran, pengembangan professional dan pemeliharaan hubungan bisnis yang penting.

2. Kegiatan yang memerlukan waktu

Ini merupakan kegiatan yang relatif penting yang memang berkonstribusi terhadap pencapaian sasaran, walaupun tidak sepenting prioritas. Sebagian besar rapat, pembicaraan telepon, perjalanan dinas, pembuatan laporan dan bahan tertulis termasuk dalam kategori ini.

3. Kegiatan Yang ingin dilakukan

Kegiatan semacam ini berguna, dan membuat lingkungan kerja menjadi lebih nyaman, misalnya, tidaklah terlalu perlu bahwa jendela-jendela diberishkan, arsip disusutkan, tetapi memang hal semcam itu ingin dilakukan oleh siapun. Namun demikian, kegiatan itu tidak sepenting seperti kegiatan yang memerlukan waktu, dan akibatnya tidak begitu besar jika dilaksanakan dengan tidak bergitu baik.

4. Kegiatan yang memboroskan waktu

Ini merupakan kegiatan remeh dan tidak penting yang sama sekali tidak berkonstribusi kepada pencapaian sasaran pribadi atau sasaran perusahaan, seperti mencari barang yang salah taruh, membolak-balik kertas, mendapat gangguan, mengingat-ingat kembali karena lalai, menunda-nunda dan sebagainya, memboroskan waktunya.

• PROSES PELAKSANAAN DELEGASI
  • Memutuskan Apa yang harus Didelegasikan, salah satu langkah utama yang harus diambil bila memutuskan apa yang harus didelegasikan ialah mengadakan suatu analisis lengkap tentang kegiatan pekerjaan.
  • Analisis Kegiatan, untuk setiap yang akan dilakukan, perkirakanlah waktu yang diperlukan tiap bulan untuk mengerjakannya. Hal tersebut akan membuat kita mengerti berapa biaya atau nilai kegiatan tersebut bagi kita dan perusahaan.
  • Mengklarifikasi Penugasan Anda, pada saat memberikan tugas kepada seorang karyawan, seorang pemimpin haruslah semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas itu.

Penulis : Abdul Aziz (191011200014), Riswan Prasetya (191011201267)